Artisans, comment respecter les règles et mentions obligatoires de vos devis et factures !

respecter les règles et mentions obligatoires des devis et factures

Le Code de Commerce a rédigé certains articles de loi afin de vous aider à définir toutes les règles et les mentions obligatoires qui doivent obligatoirement figurer sur la totalité de vos factures et de vos devis.

Bien plus que de simples documents sans réel intérêt, ils doivent être parfaitement rédigés dans le but de clarifier au mieux vos prestations afin de ne pas faire face à des clients qui en tireraient d’autres interprétions…
Mais comment y voir clair dans la jungle des obligations légales ? Quelle est la solution idéale pour remédier à cette investigation d’informations ?

 

Le devis en réponse à un besoin d’information réel

Le devis est la première étape qui permet de lier l’artisan à son prospect dans le but de le transformer en client. Il n’est pas obligatoire et la plupart du temps, il est gratuit et sans engagement. Il reste le meilleur moyen d’obtenir des informations précises et détaillées par rapport à une demande spécifique qui correspond au besoin réel du prospect.

En fournissant un devis, vous faites un premier pas d’engagement vers le prospect. Ainsi, ce document ne doit pas être peu considéré et vous devez respecter certaines règles et mentions obligatoires afin d’être dans la légalité, mais aussi pour protéger le client ainsi que votre société !

Plusieurs mentions obligatoires doivent obligatoirement y figurer, telles que :

  • La mention « devis », « proposition de prix » ou “proposition commerciale”
  • Le numéro de Registre du Commerce et des Sociétés ou le numéro de Répertoire des métiers
  • Le numéro individuel d’identification à la TVA
  • La date
  • Votre raison sociale, votre statut juridique, ainsi que votre adresse
  • Vos activités
  • Le détail de vos prestations (prix, quantité…)
  • Le nom du client avec l’adresse de réalisation des travaux
  • Un décompte détaillé en quantité et en prix unitaire
  • Le total HT, TTC et les différents taux de TVA
  • La durée de validité de l’offre, la date de début et la durée estimée des travaux
  • Le prix horaire ou forfaitaire de la main d’œuvre
  • Les modalités de paiement

Par ailleurs, vous pouvez y ajouter d’autres éléments, facultatifs, que vous jugez utiles afin d’apporter une plus grande précision. De ce fait, le prospect a en main tous les éléments nécessaires à sa réflexion, il n’est pas contraint de revenir vers vous afin de vous poser des questions, ce qui peut grandement faire la différence entre votre entreprise et vos concurrents…

Et pour terminer il faut absolument que le devis soit daté et signé par le client. Vous pouvez également y joindre vos conditions générales.

 

La facture, un engagement mutuel des deux parties

Votre prospect a accepté votre devis, il devient ainsi votre client. La facture entre donc en compte après la réalisation de votre prestation.

Tout comme le devis, ce document très important, doit comporter certaines informations obligatoires telles que :

  • L’identité de votre client ainsi que la vôtre ainsi que les adresses
  • Votre numéro SIREN ou SIRET
  • Le numéro de Registre du Commerce et des Sociétés ou le numéro de Répertoire des métiers
  • Votre numéro individuel d’identification à la TVA (pour les factures d’un montant h.t supérieur à 150 euros)
  • Votre forme juridique et le montant du capital social
  • La date et le numéro de la facture qui doit être unique basé sur une séquence chronologique continue et sans rupture (plus d’infos ici)
  • Tous les détails de la prestation (quantité, prix HT et TTC, TVA, éventuelles réductions, conditions de règlement…)
  • Jour effectif  de la fin d’exécution de la prestation
  • Un décompte détaillé en quantité et en prix unitaire
  • Le total HT, TTC et les différents taux de TVA

Ces informations sont primordiales, vous ne pouvez pas et ne devez pas (même si vous connaissez très bien le client) les omettre, car ce document permet de clôturer l’engagement mutuel.

Dans le cas d’une facture adressée à un professionnel il faut aussi faire apparaître:

  • La date et le délai de paiement
  • Le taux des pénalités de retard
  • Le montant de l’indemnité forfaitaire de 40 € en cas de retard de paiement

Les mentions particulières

  • « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » pour ceux qui bénéficient de la franchise en base de TVA
  • « Autoliquidation » lorsque les travaux sont effectués en tant que sous-traitant du BTP. Dans ce cas le sous-traitant ne déclare plus la TVA et c’est l’entreprise principale qui la déclare
  • Mention de l’assurance souscrite au titre de l’activité. Par exemple pour la garantie décennale.

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